Расчет стоимости
Скачать прайс
Онлайн консультации
Тема:

Первичная документация

Вопрос 13.03.2012

Здравствуйте. Работник предприятия рассчитывается за фирму своей пластиковой картой, ему дают на руки накладную, с/фактуру, квитанцию (от пко по терминалу) где покупателем является его предприятие, а он выступает доверенным лицом. Правомерно ли это? Возместят ли работнику его затраты?

Ответ
Добрый день, Вячеслав.
 
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, форма N АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные расходы. Следовательно, если аванс сотруднику не выдавался, оснований для оформления авансового отчета нет. Кроме того, налоговые органы могут расценить такую операцию как покупку организацией товара у физического лица и потребовать включить средства, выплаченные сотруднику, в расчет НДФЛ.
Каких-либо правил, регламентирующих данную ситуацию, в Налоговом кодексе РФ не предусмотрено, поэтому можно лишь порекомендовать организации обращать тщательное внимание на оформление первичных документов:
- необходимо, чтобы сотрудник был в числе тех, кому по приказу руководителя разрешено выдавать деньги в подотчет;
- документы на покупку материальных ценностей и на произведенные расходы должны быть оформлены на организацию, а не на физическое лицо.
Компенсировать уже произведенные расходы можно на основании заявления сотрудника, к которому следует приложить оправдательные документы. Кроме того, перед совершением покупок сотрудник может написать на имя руководителя заявление о разрешении произвести расход в пользу организации за счет собственных средств на определенные цели, обосновав его необходимость. Указанное заявление и будет основанием для совершения соответствующих действий.
Для минимизации проблем с налоговыми органами мы также рекомендуем составить локальный нормативный акт, регулирующий закупку товаров за счет собственных средств сотрудников. В данном документе надо прописать случаи, когда сотрудники приобретают товары для фирмы без предварительного получения аванса, и порядок компенсации их расходов. Благодаря четко установленному порядку пользу получит не только фирма, избежав проблем с налоговыми органами, но и сами сотрудники, которые будут заранее знать, в каких случаях им следует покупать работодателю товары и когда им вернут деньги за приобретенные ценности.
Желательно конечно, чтобы организация выдавала в подотчет денежные средства сотруднику заблаговременно.