Расчет стоимости
Скачать прайс
Онлайн консультации
Тема:

Первичная документация

Вопрос 20.02.2012

Добрый день, подскажите пожалуйста. У нас ИП ( доходы минус расходы) работаем в сфере грузовых перевозок, подписали договор с фирмой для перевозки постоянных грузов, они оплачивают нам по б/налу без НДС. Как правильно заполнять лист,талон заказчика к путевому листу. Какие документы нам надо заполнять и вести, чтобы расходы на ГСМ нам посчитали в расходы?

Ответ
Добрый день, Оксана.
 
Для отражения расходов на ГСМ нужны документы об их приобретении и оплате - накладные, чеки, квитанции и т.п. Дополнительно понадобится оформлять путевые листы, свидетельствующие о том, что транспорт использовался в производственных целях.
Унифицированные формы путевых листов для автотранспортных предприятий утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Но остальным можно использовать собственные формы. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения. Причем совсем не обязательно заполнять новый путевой лист на каждую поездку. Допускается оформлять путевой лист на несколько дней, неделю или любой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
 
На заметку. Что должно быть в путевом листе
Приведем обязательные реквизиты, которые должны быть в путевом листе (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
 
При этом в сведения о сроке действия путевого листа включают дату, в течение которой путевой лист может быть использован. Если же путевой лист оформляется на несколько дней, то указываются даты начала и окончания периода действия данного документа.
Среди сведений о транспортном средстве, кроме прочего, должны быть показания одометра при выезде из гаража и заезде обратно, даты въезда и выезда. Сведения о водителе включают его фамилию, имя, отчество, а также данные о проведенных медицинских осмотрах (до и после рейса). Прочие реквизиты добавляются в путевой лист по усмотрению организации.
Говоря о затратах на приобретение ГСМ, нельзя не обсудить вот какой вопрос. Нужно ли при их списании придерживаться каких-либо норм? Попробуем разобраться.
С одной стороны, ни в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, предназначенном для "упрощенцев", ни в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, который адресован плательщикам налога на прибыль, не указано, что расходы на приобретение ГСМ являются нормируемыми. Это же подтверждает и ВАС РФ, например, в Определении от 14.08.2008 N 9586/08.
 
Обратите внимание! В Налоговом кодексе не содержится упоминания о нормах списания топлива, однако если их не применять, проверяющие могут посчитать расходы необоснованными.
 
Однако Минфин в своих разъяснениях, правда, в основном адресованных плательщикам налога на прибыль, рекомендует списывать в расходы стоимость топлива именно в пределах норм (см., например, Письма Минфина России от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6). По мнению чиновников, расходы на ГСМ, превышающие нормы, не являются экономически обоснованными, то есть нарушается условие п. 1 ст. 252 НК РФ.
 
Для справки. Письма Минфина России, адресованные плательщикам налога на прибыль, могут применять и "упрощенцы", так как они учитывают расходы на содержание транспорта в аналогичном порядке (ссылка на ст. 264 есть в п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
 
Так стоит ли "упрощенцам" придерживаться норм? Все зависит от того, готовы ли организация или индивидуальный предприниматель отстаивать свое мнение перед налоговиками. Если да, то можно и не пользоваться нормами, а списывать затраты на весь израсходованный бензин. Ведь напрямую в НК РФ о нормах не говорится. При этом стоит быть готовыми доказать налоговикам (а если придется, то и в суде) факт того, что все расходы обоснованны, то есть выполнено условие, данное в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Если же спорить ни с кем не хочется, то нормы стоит применить. Какие именно? Существуют Нормы, утвержденные Минтрансом <1>. Если же используемой модели транспортного средства в этих нормах нет, то можно руководствоваться технической документацией.
--------------------------------
<1> Нормы расхода топлива утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
 
Иногда встречается такая ситуация. Из-за технического состояния автомобиль тратит бензина или дизельного топлива по факту гораздо больше, чем выходит по нормам. Конечно, бухгалтеру стоит известить об этом руководителя, чтобы тот разобрался в ситуации, но если автомобиль действительно тратит больше топлива, чем обычно, то стоит утвердить собственные нормы, обосновав причины. Кстати, и в случае использования обычных норм лучше издать соответствующее распоряжение.
 
Для справки. Нормы могут различаться в зависимости от времени года, а также срока использования транспортного средства.