Расчет стоимости
Скачать прайс
Онлайн консультации
Тема:

Первичная документация

Вопрос 04.02.2011

наша спортшкола принадлежит министерству спорта.В командировке проживали в частной гостинице,привезли счет по форме 3-г и чек.Сче оплачивать не хотят,т.к.не привезли из гостиницы лицензию и выписку из гос.реестра. Права ли бухгалтерия? какие документы необходимы для подтверждения расходов на гостиницу?

Ответ
Добрый день, Елена!
 
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Какими документами можно подтвердить расходы на проживание?
Наиболее распространена ситуация, когда работник на время нахождения в командировке останавливается в гостинице.
При этом нужно учитывать, что организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт обязаны применять контрольно-кассовую технику. Осуществление наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники допускается в случае оказания услуг населению при условии выдачи организацией или индивидуальным предпринимателем бланков строгой отчетности (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").
Таким образом, расходы по оплате услуг гостиницы могут подтверждаться либо кассовым чеком (с приложением счета с расшифровкой оказанных услуг), либо бланком строгой отчетности (БСО).
Отметим, что согласно п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490, при оформлении проживания в гостинице выдается квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг по проживанию.
Анализ арбитражной практики показывает, что налогоплательщикам в ряде случаев удается доказать в суде, что квитанции к приходным кассовым ордерам также являются достаточным документальным подтверждением произведенных работником расходов по оплате услуг гостиницы (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 N А32-6455/2006-60/161, Северо-Западного округа от 26.02.2008 N А26-1621/2007).
Однако нужно учитывать, что в том случае, если расходы работника на оплату услуг гостиницы будут подтверждаться только квитанциями к приходным кассовым ордерам либо талонами (без чека ККТ или БСО), спор с налоговыми органами неизбежен.
Если гостиница не использует контрольно-кассовую технику, клиенту должен быть выдан бланк строгой отчетности.
В течение многих лет гостиницы применяли бланк строгой отчетности по форме N 3-Г "Счет" (утв. Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121), который заполнялся при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов.
Однако в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ" (далее - Положение об осуществлении наличных расчетов) этот БСО мог применяться только до 1 декабря 2008 г.
С 1 декабря 2008 г. форма N 3-Г "Счет" не может использоваться в качестве бланка строгой отчетности.
Соответствующее разъяснение дано в письме Минфина России от 19.01.2009 N 03-01-15/1-11. Поэтому после 1 декабря 2008 г. данный документ без кассового чека не может служить документальным подтверждением произведенных расходов.
После 1 декабря 2008 г. гостиницы, работающие без ККТ, вправе использовать самостоятельно разработанный БСО, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения об осуществлении наличных расчетов. Утверждения формы такого бланка уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется (письмо Минфина России от 15.12.2008 N 03-01-15/12-376).
Итак, бланк строгой отчетности, самостоятельно разработанный гостиницей, должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма - для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Отметим, что если выдаваемый гостиницей документ не содержит всех вышеперечисленных реквизитов, он не может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности. В этом случае для документального подтверждения произведенных расходов необходим чек ККТ.
Обратим внимание еще на один нюанс, связанный с оформлением бланков строгой отчетности.
Пунктом 4 Положения о порядке осуществления наличных расчетов предусмотрено, что бланк строгой отчетности может изготавливаться либо типографским способом, либо с использованием автоматизированных систем. При этом, согласно п. 11 Положения, при использовании автоматизированной системы должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
По мнению Минфина, простой компьютер не соответствует перечисленным требованиям, поэтому использовать его для формирования БСО нельзя (письмо Минфина России от 03.02.2009 N 03-01-15/1-43).
Соответственно, если гостиница выдаст работнику самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, напечатанный на принтере, данный документ не будет рассматриваться налоговыми органами в качестве документа, подтверждающего понесенные работником расходы.
Из этого следует, что единственным выходом для организаций, не имеющих автоматизированных систем, является изготовление бланков строгой отчетности типографским способом.
По разъяснению Минфина России, при изготовлении бланка строгой отчетности типографским способом должны быть учтены все реквизиты, указанные в Положении об осуществлении наличных расчетов, включая данные об изготовителе бланка документа (письмо Минфина России от 03.02.2009 N 03-01-15/1-42).