Расчет стоимости
Скачать прайс
Онлайн консультации
Тема:

Первичная документация

Вопрос 02.12.2010

Здравствуйте! Я зав.хозяйством, канц. товары поставляет фирма, я их раздаю по отделам в соответствии с заявками. Как такового склада у нас нет, соответственно и кладовщиков, кроме бумаги и картриджей ничего не хранится, а гл. бухгалтер требует порядка как на складе - бирки на стелажах, ведение карточек учета материалов, и т.д. все как на складах. Скажите пожалуйста, это надо делать? Или для офисов другой порядок есть? У нас ведь нет кладовщика, почему я это должна делать? Спасибо!

Ответ

Добрый день, Татьяна!

Если Вы сомневаетесь в своих должностных обязанностях, советую Вам внимательно прочесть свою должностную инструкцию.
В зависимости от объема запасов, их ассортимента аналитический учет материалов ведется количественно-стоимостным или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Право выбора того или иного способа аналитического учета на складах предоставляется организации исходя из конкретных условий работы. Способ учета материальных ценностей должен быть закреплен в ее учетной политике.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.
Количественно-стоимостной метод предполагает организацию на складах и в бухгалтерии одновременно учета ценностей по номенклатурным номерам как по количеству, так и в денежном выражении. Этот метод используется при наличии широкой номенклатуры МПЗ в условиях отсутствия эффективной автоматизации учета. Его основными принципами являются:
- оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета;
- систематический контроль работниками бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов непосредственно на складе и ведением их складского учета. Предоставление бухгалтеру права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
- осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;
- систематическое подтверждение (взаимоувязка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
При сальдовом методе (оперативно-бухгалтерском) учет осуществляется на карточках складского учета материалов. В бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала открываются карточки, которые под расписку передаются заведующему складом. На складе на все поступающие материалы кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. Расход материалов регистрируется на основании расходных документов: лимитно-заборных карт, требований-накладных.
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) материально ответственное лицо осуществляет записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день их совершения. При этом ежедневно выводить на карточках остатки материалов.
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.
Об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения. Такое сообщение обычно оформляется сигнальной справкой.
На конец месяца все лимитные карты (или месячные талоны от квартальных карт), находящиеся на складе, независимо от использования лимита должны быть сданы. Лимитные же карты, по которым был использован лимит в течение месяца, передаются в бухгалтерию в момент свершения этого события.
До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и работники цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.
Приемка-сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов раздельно по приходу и расходу.
Заведующий складом (кладовщик) обязан представлять в бухгалтерию в установленный для этого срок в двух экземплярах ведомость остатков МПЗ на конец отчетного месяца. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов, составления договоров и ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.
При ограниченном количестве номенклатурных номеров МПЗ и наличии автоматизированной системы управления и автоматизированного складского хозяйства возможно применение систематически составляемых ведомостей движения и остатков материалов. Они используются как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и движением материалов на складах. Это, в свою очередь, позволяет материально ответственным лицам отказываться от ведения карточек складского учета.
Я предполагаю, что главный бухгалтер хочет контроль над расходуемыми материалами и облегчение своего труда.